Outlook ค้นหา Email ไม่เจอมีข้อความ “You may not see all search results because we’re still indexing some items. *** xxxx items remaining” ลูกค้าที่แจ้งปัญหาเข้ามา เป็นบริษัทที่ต้องติดต่อกับลูกค้าต่างประเทศ และใช้งาน Email เป็นหลัก ในแต่ละวันใช้ Email รับ-ส่งหลายฉบับต่อวัน และต้องใช้การค้นหา Email เก่าเพื่อติดตามงานให้ต่อเนื่อง โดยใช้ Microsoft Outlook(Classic) หรือเรียกสั้น ๆ ว่า Outlook และ Web Mail ใช้งานระบบ Email ในแบบ Imap Sync ระหว่าง Mail server และ Outlook ซึ่งการเลือกใช้ระบบ Email แบบนี้สามารถใช้ทำงานต่อเนื่องที่เครื่องไหน และที่ไหนก็ได้ สะดวกในการใช้งาน สำหรับปัญหาที่ลูกค้าแจ้งเข้ามาคือ ลูกค้าค้นหาบาง Email ไม่เจอ ทั้ง ๆ ที่เห็นอยู่ว่ามี Email นี้ ใน Inbox หรือ Folder อื่นใน Outlook และยังมีข้อความแจ้งใน Outlook (ดังรูป)
ทำให้เห็นถึงสาเหตุได้ว่าเกี่ยวกับการ Index และการค้นหา เมื่อระบบยังไม่สามารถ Index ได้สมบูรณ์ ก็ทำให้ผลการค้นหาไม่สามารถทำได้ปกติ กรณีนี้ได้ลองทำการตรวจสอบ Windows Search Index ด้วยขั้นตอนดังนี้ครับ
1.เปิด Outlook
2.ไปที่ File -> Option
3.เลือก search
4.Click Index option
5.ดูสถานะว่า
Indexing complete = ปกติ
Items remaining to be indexed = Outlook ยัง Index ไม่เสร็จ
Outlook is currently indexing = ต้องรอ
หลังจากทำการตรวจสอบ Windows search index ด้วยวิธีข้างต้นแล้ว ปรากฏว่าช้า อยู่ในสถานะ “Outlook is currently indexing“ และรอนานมากผิดปกติ จึงต้องเปลี่ยนวิธี และน่าเปลี่ยนมาตรวจสอบเรื่องขนาดไฟล์ และจากข้างต้นที่ทราบว่าลูกค้าใช้งาน Email ในแบบ Imap ดังนั้นไฟล์ที่ใช้จะมีนามสกุลเป็น .ost
และจากการดูลักษณะการทำงานของลูกค้าแล้วพบว่าโอกาสที่จะเกิดจากสาเหตุของไฟล์ .ost ใหญ่เกินไปมีสูงมาก จึงเข้าไปดูขนาดไฟล์ใน Folder Datafile ของ Outlook พบว่าไฟล์มีขนาดใหญ่มากกว่า ขนาดสูงสุดที่ outlook กำหนดไว้ คือ 80 Gb (สำหรับ Microsoft Outlook เวอร์ชันใหม่ๆ ตั้งแต่ Outlook 2010 จนถึง Microsoft 365 ขนาดไฟล์ .ost กำหนดไว้สูงสุด คือ ไม่เกิน 50 GB)
เมื่อพบสาเหตุนี้ชัดเจนแล้วว่าสาเหตุที่ทำให้การค้นหา Email ไม่เจอ จากนั้นต้องไปดูการ set ค่าต่าง ๆ ที่อาจเป็นสาเหตุของปริมาณไฟล์ที่ใหญ่มากกว่าปกติ พบว่าได้ตั้งค่าการนำเข้า email ทั้งใน mail server และ Outlook ไว้ โดยกำหนดให้นำเข้า email ทั้งหมด(All) จึงทำให้ไฟล์ใหญ่เกินไป สอบถามการทำงานของลูกค้าพบว่าใช้ข้อมุลย้อนหลังประมาณ 3-6 เท่านั้น จึงได้ให้นำเข้า outlook ไม่เกิน 6 เดือน หากต้องการดูย้อนหลังเกิน 6 เดือนขึ้นไป ให้ดู Email ได้จาก Webmail เมื่อตั้งค่าไฟล์ใหม่ และเปลี่ยนไฟล์ เรียบร้อยแล้ว ทุกอย่างก็กลับมาใช้งานได้เป็นปกติ ใช้ารวดเร็วขึ้น และค้นหาได้ถูกต้องครบถ้วน