AutoFill / AutoComplete ใน Outlook ดีอย่างไร?
ในบทความนี้ AutoFill หรือ AutoComplete คือสิ่งเดียวกัน ทำงานเหมือนกัน เพียงแค่เรียกชื่อต่างกัน Microsoft Outlook เป็นโปรแกรมอีเมลที่ได้รับความนิยมทั้งในองค์กรและการใช้งานส่วนบุคคล หนึ่งในฟีเจอร์เล็ก ๆ ที่ช่วยเพิ่มความสะดวกสบายในการใช้งาน คือ AutoFill หรือ AutoComplete หลายคนอาจเคยสังเกตว่า เวลาพิมพ์ที่อยู่อีเมลในช่อง To / Cc / Bcc Outlook จะมีรายชื่อเด้งขึ้นมาให้เลือกโดยอัตโนมัติ นี่แหละครับคือ AutoComplete
AutoComplete / AutoFill คืออะไร?
• เป็นฟังก์ชันที่ช่วย จดจำและแนะนำที่อยู่อีเมล ที่เราเคยส่งไปแล้ว
• เมื่อพิมพ์ตัวอักษรบางส่วน Outlook จะเติมชื่อหรืออีเมลให้ทันที
• ไม่จำเป็นต้องพิมพ์อีเมลยาว ๆ ทุกครั้ง
• รายชื่อที่ขึ้นมามาจาก AutoComplete มาจาก Cache (ไม่ใช่จาก Contacts โดยตรง)
ข้อดีของ AutoFill / AutoComplete
1. ประหยัดเวลา
• ไม่ต้องพิมพ์ที่อยู่อีเมลเต็ม ๆ
• พิมพ์เพียงไม่กี่ตัวอักษรก็เลือกผู้รับได้แล้ว
2. ลดความผิดพลาด
• ป้องกันการพิมพ์อีเมลผิด เช่น ขาดตัวอักษรหรือลืมใส่ “@domain.com”
• เพิ่มความมั่นใจว่าข้อมูลถูกต้องเพราะมาจากที่เคยส่งจริง
3. สะดวกสำหรับการทำงานซ้ำ ๆ
• หากต้องส่งอีเมลหาคนกลุ่มเดิมเป็นประจำ AutoComplete จะช่วยเด้งขึ้นมาให้ทันที
• ทำงานเร็วขึ้นโดยไม่ต้องค้นหาที่อยู่ทุกครั้ง
4. ใช้งานร่วมกับ Contact ได้
• แม้ AutoComplete จะดึงจากประวัติ แต่หากมีการบันทึก Contacts ไว้ Outlook ก็จะช่วยเติมให้ง่ายขึ้น
• สะดวกทั้งคนที่เราส่งครั้งคราว และผู้ติดต่อหลักที่ใช้บ่อย
จัดการ AutoComplete ได้ตามต้องการ
• เปิด/ปิด: เราสามารถเลือกได้ว่าจะใช้ฟังก์ชันนี้หรือไม่ (Outlook Options > Mail > Send messages)
• ล้างประวัติ: หากมีอีเมลเก่า/ผิดพลาด แต่ถูกบันทึกไว้ เราสามารถกด Empty Auto-Complete List เพื่อล้างข้อมูลที่ผิดได้
AutoFill / AutoComplete ใน Outlook เป็นตัวช่วยเล็ก ๆ ที่ให้ประโยชน์ใหญ่
• ทำงานเร็วขึ้น
• ลดความผิดพลาด
• ใช้งานง่ายและไม่ซับซ้อน
ใครที่ใช้อีเมลเป็นประจำ คงปฏิเสธไม่ได้ว่าฟีเจอร์นี้ทำให้การสื่อสารในแต่ละวัน สะดวกขึ้นหลายเท่า
Copy autofill ไปเครื่องอื่นได้ไหม ?
คำตอบคือ ได้ครับ การ Copy Autofill (Auto-Complete List) ของ Outlook ไปเครื่องอื่น ทำได้ แต่จะต่างกันขึ้นอยู่กับ เวอร์ชัน Outlook ที่ใช้ครับ Autofill (หรือ Auto-Complete List) ไม่ได้เก็บอยู่ใน Contacts แต่เก็บในไฟล์พิเศษ เช่น .NK2 (Outlook เก่า) หรือเก็บอยู่ใน Mailbox / Data file (.pst หรือ .ost) สำหรับ Outlook รุ่นใหม่
วิธี Copy AutoComplete ไปเครื่องอื่น
กรณี Outlook 2010 และเก่ากว่า
• AutoComplete จะเก็บในไฟล์ชื่อ .NK2
• สามารถ copy ไฟล์ .NK2 ไปยังเครื่องใหม่ แล้วนำไปวางในโฟลเดอร์ของ Outlook
ตำแหน่งไฟล์ (Windows 10/11):
C:\Users\<ชื่อผู้ใช้>\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook\
กรณี Outlook 2013, 2016, 2019, Microsoft 365
• Outlook ไม่ใช้ .NK2 แล้ว แต่เก็บ AutoComplete ใน Mailbox หรือใน Stream_Autocomplete_xxxxxxxxxxxxxxxxx.dat
• ไฟล์อยู่ที่:
C:\Users\<ชื่อผู้ใช้>\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache\
ขั้นตอน
1. ปิด Outlook บนทั้งสองเครื่อง
2. เข้าไปที่โฟลเดอร์ RoamCache
3. หาไฟล์ชื่อประมาณว่า:
4. Stream_Autocomplete_xxxxxxxxxxxxxxxxx.dat
5. Copy ไฟล์นี้ไปยังเครื่องใหม่ (วางแทนไฟล์เดิมใน RoamCache)
6. เปิด Outlook → Autofill เดิมจะกลับมา
หมายเหตุ
• ถ้าใช้บัญชี Exchange / Microsoft 365 บางครั้ง Autofill จะ sync ไปเองอยู่แล้ว (ไม่ต้อง copy)
• ถ้าเป็น POP3/IMAP ควรใช้วิธี copy ไฟล์ข้างต้น
• ถ้าต้องการความชัวร์ แนะนำให้บันทึกชื่ออีเมลสำคัญลง Contacts ด้วย จะปลอดภัยกว่าครับ