เมื่อพนักงานได้รับไฟล์ Excel เพื่อใช้ไฟล์นี้คีย์ข้อมูล แต่เมื่อเปิดไฟล์แล้ว ได้รับข้อความดังนี้ “ไม่สามารถรีเฟรซได้ เราไม่สามารถรับค่าที่มีการอัปเดตจากเวิร์กบุ๊กที่มีการเชื่อมโยง” จึงแจ้งปัญหามาเพื่อให้ตรวจสอบ
จากการตรวจสอบ error นี้พบว่ามีการใช้ Workbook Links ไปที่ Excel อีกไฟล์หนึ่ง เมื่อไฟล์ต้นทางไม่พบไฟล์ปลายทาง(ไฟล์ที่ Links ไปหา) ก็เกิดข้อวาม Error นี้ ถ้าขยายความต่อไป คือ Excel กำลังพยายามดึงข้อมูลจากเวิร์กบุ๊ก (Workbook) อื่นที่มีการเชื่อมโยงไว้ (ตัวอย่าง Links ด้วยการผ่านสูตร เช่น =[ชื่อไฟล์.xlsx]Sheet1!A1) แต่ไม่สามารถเข้าถึงไฟล์นั้นได้หรือเกิดปัญหาในการเชื่อมโยง
สาเหตุที่พบได้บ่อย
1. ไฟล์ปลายทาง (เวิร์กบุ๊กที่ลิงก์ถึง) ถูก ย้าย ลบ หรือเปลี่ยนชื่อ
2. ไฟล์ปลายทางไม่ได้เปิด หรืออยู่ในที่อยู่ที่เข้าถึงไม่ได้ (เช่น เครือข่าย, OneDrive, SharePoint)
3. สิทธิไม่เพียงพอ สำหรับการเข้าถึงไฟล์ปลายทาง
4. การเชื่อมโยงเสีย (Broken Link) เช่น เปลี่ยนโครงสร้างตารางหรือชีตแล้ว ไม่ได้อัปเดตสูตร
5. Excel ตั้งค่าป้องกันความปลอดภัย ไม่ให้รีเฟรชข้อมูลจากแหล่งภายนอก
สำหรับวิธีการตรวจสอบดูว่า ใน Excel ไฟล์ของเรามี Workbook Links ไปที่ไฟล์ไหนบ้าง ทำดังนี้ครับ
1. ตรวจสอบลิงก์ที่เชื่อมโยง
• ไปที่เมนู ข้อมูล (Data) → การเชื่อมโยง (Edit Links)
• ตรวจสอบชื่อไฟล์ที่เชื่อมโยง → ดูว่ามีสถานะเป็น “ผิดพลาด” หรือ “ไม่พร้อมใช้งาน”
• โดยสามารถเลือก :
o คลิก เปลี่ยนแหล่งข้อมูล (Change Source) → ชี้ไปยังไฟล์ที่ถูกต้อง
o หรือคลิก ยกเลิกการเชื่อมโยง (Break Link) ถ้าไม่ต้องการใช้ลิงก์อีกต่อไป
2. ตรวจสอบว่าไฟล์ปลายทาง:
• ยังอยู่ในที่เดิมหรือไม่
• สามารถเปิดได้หรือไม่
• อยู่ในโฟลเดอร์ที่เข้าถึงได้ (เช่น drive, network share, หรือ OneDrive ต้อง sync แล้ว)
3. เปิดไฟล์ปลายทางพร้อมกับไฟล์หลัก
บางกรณี Excel ต้องการให้เปิดทั้งสองไฟล์พร้อมกัน เพื่อรีเฟรชค่าที่เชื่อมโยง
4. ตรวจสอบว่าเปิด “การรีเฟรชข้อมูลภายนอก” อยู่หรือไม่
• ไปที่ ไฟล์ (File) → ตัวเลือก (Options) → ศูนย์ความเชื่อถือ (Trust Center) → การตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือ
• ตรวจดูที่เมนู External Content ให้เปิดอนุญาตให้รีเฟรชข้อมูลภายนอก
สำหรับกรณีนี้ สอบถามเจ้าของไฟล์ไม่ต้องการให้มี Links เพียงแค่ใช้ในเฉพาะใน Workbook นี้เท่านั้น จึงได้ทำการลบ Links ออกไป และได้ทำการตรวจสอบด้วยการเปิดไฟล์นี้ใหม่อีกครั้ง ก็ไม่พบ Error ดังกล่าวแล้ว